Como gerenciar a emissão da GPS do INSS de forma automatizada no ERP

Sistemas de gestão empresarial tornam mais simples e eficiente a emissão da Guia da Previdência Social, garantindo conformidade e agilidade para empresas

A emissão da Guia da Previdência Social (GPS), usada para o recolhimento das contribuições ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), é uma obrigação mensal das empresas e empregadores brasileiros. A correta apuração e pagamento dessa guia são essenciais para manter a regularidade junto ao Fisco e evitar sanções e multas. 

No entanto, o processo pode ser complexo, principalmente quando se considera a necessidade de administrar diferentes categorias de funcionários, valores de contribuição e prazos de pagamento. Para resolver essas questões e otimizar a gestão tributária, cada vez mais empresas têm optado por automatizar a emissão da GPS utilizando sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). 

Esses sistemas facilitam o cálculo, emissão e controle das guias, integrando as operações financeiras e trabalhistas em uma única plataforma. Veja como o ERP simplifica o processo e contribui para uma gestão eficiente da emissão da GPS do INSS.

1. Cálculo automatizado das contribuições

A principal vantagem de usar um ERP para a gestão da GPS é a automação do cálculo das contribuições previdenciárias. O sistema é capaz de integrar as folhas de pagamento da empresa e, a partir das informações registradas, calcular automaticamente o valor devido ao INSS de cada funcionário. Esse processo elimina a necessidade de cálculos manuais e reduz a chance de erros operacionais.

Com a folha de pagamento integrada, o ERP já considera os salários, bonificações, horas extras e descontos de cada colaborador, garantindo que o valor da contribuição seja calculado com precisão, de acordo com as alíquotas e faixas definidas pela legislação. Isso evita surpresas e garante a correta apuração dos encargos previdenciários.

2. Emissão automática da GPS

Além do cálculo, o ERP também gera automaticamente a Guia da Previdência Social com base nos dados inseridos no sistema. Após o processamento da folha de pagamento, o sistema compila as informações necessárias e emite a GPS de acordo com os prazos estabelecidos pela Receita Federal, prontos para serem pagos via sistema bancário.

Essa funcionalidade economiza tempo e esforço dos profissionais de contabilidade, que não precisam mais acessar diferentes plataformas para emitir a GPS de forma manual. O ERP ainda permite a emissão de guias tanto para empregados quanto para contribuintes individuais, facilitando a gestão de empresas que contratam profissionais autônomos ou prestadores de serviços.

3. Integração com o eSocial

O eSocial é um sistema do governo brasileiro que unifica o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. A integração do ERP com o eSocial é uma vantagem significativa, pois o sistema permite que as informações relacionadas às contribuições ao INSS sejam automaticamente enviadas à plataforma do governo, sem a necessidade de múltiplos processos manuais.

Com essa integração, o ERP não apenas calcula e emite a GPS, mas também garante que todas as informações referentes à folha de pagamento, incluindo o recolhimento de INSS, estejam em conformidade com as exigências do eSocial. Isso evita multas por informações incorretas ou atrasadas e mantém a empresa em dia com suas obrigações legais.

4. Agilidade no pagamento e no controle de prazos

O ERP também facilita o controle dos prazos de pagamento da GPS. A plataforma pode ser configurada para emitir alertas e notificações, lembrando os responsáveis sobre o vencimento da guia e garantindo que o recolhimento seja feito dentro do prazo. Isso reduz significativamente o risco de atrasos, que podem acarretar multas e juros sobre os valores devidos.

Além disso, o ERP permite a integração com sistemas bancários, facilitando o pagamento da GPS diretamente pela plataforma. Com isso, o processo se torna ainda mais rápido e eficiente, eliminando a necessidade de acessar diferentes plataformas para efetuar o pagamento e reduzindo a chance de perder prazos importantes.

5. Geração de relatórios e auditorias

Outra funcionalidade importante do ERP é a capacidade de gerar relatórios detalhados sobre as contribuições previdenciárias, incluindo históricos de pagamento e guias emitidas. Esses relatórios podem ser usados para auditorias internas e externas, além de servirem como base para a elaboração de demonstrações financeiras.

Com os relatórios, o gestor tem uma visão clara e consolidada de todas as guias pagas e os valores de INSS recolhidos, o que facilita o controle financeiro e a gestão dos encargos trabalhistas. Além disso, a empresa consegue comprovar facilmente o cumprimento de suas obrigações perante a Receita Federal, caso seja necessário.

Ganhos significativos

Automatizar a emissão da GPS do INSS com o uso de um sistema ERP traz ganhos significativos para a gestão financeira e trabalhista das empresas. A integração de processos, a eliminação de erros operacionais e a garantia de conformidade com a legislação são apenas algumas das vantagens oferecidas por essas plataformas. Ao adotar um ERP, empresas de todos os portes podem otimizar seus processos, economizar tempo e reduzir riscos relacionados ao cumprimento das obrigações fiscais.